Was ist CareTEX Tokyo [Summer]?｜B2B-Fachmesse für Pflegeprodukte, Pflegetechnologie und Care Food

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Vorteile einer Messeteilnahme als Aussteller

CareTEX Tokyo [Summer] ist eine B2B-Geschäftsmesse, auf der Produkte und Dienstleistungen für Pflegeeinrichtungen und den Pflegealltag zusammenkommen, darunter Pflegeprodukte, Ausstattung für Einrichtungen, Pflegetechnologie, Unterstützung für den Einrichtungsbetrieb, Care Food und Verpflegungsdienstleistungen. Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, Lösungen direkt den Branchenvertretern präsentieren zu können, die tatsächlich an Produktauswahl und Einführung beteiligt sind, darunter Betreiber und Manager von Pflege- und Senioreneinrichtungen, Einrichtungsleiter, Verantwortliche für Betrieb, Beschaffung und Einkauf, Care Manager, Pflegekräfte sowie Händler und Großhändler für Hilfsmittel.

Die Ausstellungsbereiche sind breit gefächert und umfassen unter anderem Hilfsmittel für Gehen, Baden und Toilettennutzung, Pflegebadewannen und Lifte, Rehabilitationsgeräte, Monitoring-Sensoren, Pflegesysteme, Pflegeroboter, Personal- und Managementunterstützung, Katastrophenschutz und BCP, Energieeinsparung, Freizeitangebote, Care Food und Küchenlösungen. Dadurch können zahlreiche Probleme im Einrichtungsbetrieb adressiert werden. Die Messe eignet sich daher nicht nur zur Steigerung der Bekanntheit neuer Produkte, sondern auch für konkrete Gespräche über die Einführung in Einrichtungen, den Aufbau von Vertriebspartnern und den Wechsel von bestehenden Lösungen.

In der Pflegebranche zählen nicht nur technische Angaben aus einem Katalog. Entscheidend sind Fragen wie „Wie wird das Produkt im Pflegealltag eingesetzt?“, „Wie stark kann es die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter reduzieren?“ und „Welche Vorteile bringt es den Nutzern?“. Die Kombination aus praktischen Produkterfahrungen, Demonstrationen, Verkostungen, Anwendungsbeispielen und Messevideos macht den Nutzen konkreter und verbessert die Chancen auf erfolgreiche Geschäftsgespräche.

Wichtige Punkte bei der Vorbereitung

Bei einer Teilnahme an CareTEX Tokyo [Summer] sollten nicht nur Funktionen von Produkten oder Dienstleistungen aufgelistet werden. Wichtig ist, sie direkt mit den Problemen der Pflegeeinrichtungen zu verbinden. Konkrete Themen wie „Belastung bei Transferhilfen reduzieren“, „nächtliches Monitoring effizienter gestalten“, „Dokumentationsaufwand verringern“, „Personalmangel bewältigen“ oder „Qualität der Verpflegung und Prozesseffizienz miteinander verbinden“ erleichtern es den Besuchern, den Nutzen auf die eigene Einrichtung zu übertragen.

• Zielgruppe nach Einrichtungstyp und Berufsgruppe klar definieren
• Veränderungen der Arbeits- und Pflegeabläufe vor und nach der Einführung zeigen
• Einführungsbeispiele und Bewertungen aus der Praxis verständlich aufbereiten
• Ablauf von Produkttests, Demonstrationen und Verkostungen festlegen
• Preis, Einführungszeitraum sowie Wartungs- und Supportstruktur erklären können
• Messevideos und Schaubilder vorbereiten, die den Nutzen in kurzer Zeit vermitteln

Besonders bei Pflegerobotern, Monitoring-Systemen und Lösungen zur Unterstützung von Arbeitsabläufen lässt sich der Nutzen nur schwer vermitteln, wenn keine realen Anwendungssituationen gezeigt werden. Videos mit Nutzungsszenen und Einführungserfahrungen aus Einrichtungen, kombiniert mit Live-Demonstrationen, können das Verständnis der Besucher deutlich verbessern.

Auch die Anforderungen an das Standdesign unterscheiden sich je nach Produktkategorie. Pflegeprodukte benötigen gegebenenfalls ausreichend Platz für Rollstuhlnutzer, Pflegegeräte brauchen sichere Wege für Produkttests und Care Food erfordert eine Planung für Verkostungen. Eine frühzeitige Abstimmung mit einem Messebauunternehmen, das Erfahrung mit Pflege-, Medizin- und Sozialfachmessen hat, erleichtert die Entwicklung eines passenden Standkonzepts.

Richtwerte für die Ausstellungskosten

Die Kosten für eine Teilnahme an CareTEX Tokyo [Summer] umfassen nicht nur die Standgebühr, sondern auch Standbau, Strom und Kommunikation, Monitore, Messevideos, Personal, Transport und Logistik sowie gegebenenfalls Verkostungseinrichtungen. Als grober Richtwert kann selbst eine kleine Ausstellung insgesamt ab etwa 1 Million JPY kosten, während mehrere Stände oder große Geräte mehrere Millionen Yen oder mehr erfordern können.

Die folgenden Werte sind breite Orientierungswerte für die Planung. Tatsächliche Standgebühren, Zuschläge für Eckstände, Optionen und zusätzliche Einrichtungen hängen von den jeweiligen Teilnahmebedingungen ab. Verbindliche Preise sollten daher immer beim Veranstalter erfragt werden.

Standgebühr

Ein einzelner Stand eignet sich für Unternehmen, die eine begrenzte Auswahl an Pflegeprodukten, Hilfsmitteln, kleineren Geräten, Systemen oder Dienstleistungen für Einrichtungen präsentieren möchten. Wenn praktische Produkttests und Besprechungsflächen benötigt werden, sind zwei oder mehr Stände sinnvoll. Für große Geräte oder mehrere Produktkategorien bieten vier oder mehr Stände deutlich mehr Gestaltungsfreiheit.

Eckstände und andere Flächen mit mehreren offenen Seiten können Besucher leichter anziehen, können jedoch mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein. Da sich Preise und Standortbedingungen ändern können, sollten aktuelle Standpreise und verfügbare Flächen beim Veranstalter bestätigt werden.

Dekoration und Standbaukosten

Eine einfache Gestaltung mit einem standardisierten Systemstand kann bei etwa 500.000 JPY beginnen. Individuelle Konstruktionen, maßgefertigte Präsentationsmöbel und große Beschilderungen können dagegen 1 bis 3 Millionen JPY oder mehr kosten. Erlebnisorientierte Stände, die Bewohnerzimmer, Badezimmer oder Speisebereiche von Pflegeeinrichtungen nachbilden, können zusätzliche Baukosten verursachen.

Bei CareTEX Tokyo [Summer] ist eine Präsentation wichtig, die den Besuchern die reale Nutzungssituation vermittelt. Monitoring-Systeme können beispielsweise im Umfeld eines Bettes gezeigt werden, Pflegebadewannen in einer nachgebildeten Badesituation, Ausstattung in einem Bewohnerzimmer und Care Food in einem Essensbereich. Eine realistische Umgebung erleichtert das Verständnis des Produktnutzens.

Auch Monitore oder LED-Flächen mit Videos aus bereits ausgestatteten Pflegeeinrichtungen sind wirkungsvoll. Wenn zusätzlich ein Video produziert wird, sollten je nach Inhalt und Aufnahmemethode mehrere zehntausend bis mehrere hunderttausend Yen oder mehr eingeplant werden.

Personalkosten

Als allgemeiner Richtwert können bereits an einem Stand etwa zwei bis vier Personen eingesetzt werden, um Ansprache, Produktberatung, Demonstrationen und Geschäftsgespräche zu verteilen. Große oder erlebnisorientierte Stände benötigen gegebenenfalls zusätzliches Personal für Sicherheit und Besucherführung.

Zu den Besuchern gehören nicht nur Einrichtungsleiter, sondern auch Care Manager, Pflegekräfte, Rehabilitationsfachkräfte und weiteres Pflegepersonal. Neben Vertriebsmitarbeitern ist es daher sinnvoll, Mitarbeiter einzusetzen, die Fragen zur konkreten Nutzung und zu technischen Details beantworten können.

Wenn ausländische Produkte präsentiert werden oder fremdsprachige Unterstützung erforderlich ist, können auch Dolmetscher eingeplant werden. Messevideos mit englischen Untertiteln können weiterhin grundlegende Informationen vermitteln, wenn Dolmetscher oder Mitarbeiter gerade in andere Gespräche eingebunden sind.

Transport- und Logistikkosten

Kleine Pflegeprodukte können über normale Paketdienste oder Messe-Logistikservices transportiert werden. Große Produkte wie Pflegebadewannen, Lifte, Betten oder Rehabilitationsgeräte erfordern dagegen unter Umständen Schwertransport und spezielle Einbringung. Die Kosten können je nach Größe und Gewicht von mehreren zehntausend bis zu mehreren hunderttausend Yen oder mehr reichen.

Unternehmen aus anderen Regionen sollten Hin- und Rücktransport, Lagerung leerer Verpackungen und Rückversand nach Veranstaltungsende einplanen. Für Care Food sind gegebenenfalls Kühl- oder Tiefkühltransporte und Lagerung von Verkostungsproben erforderlich. Bei Küchentechnik muss außerdem die Stromversorgung geprüft werden. Bei großen Geräten sollten Lieferzugänge, Einbringungszeiten und zulässige Bodenlasten frühzeitig mit dem Messebauunternehmen abgestimmt werden.

Standbeispiele nach Größe

1 Stand

Ein einzelner Stand eignet sich für Erstaussteller oder Unternehmen, die die Marktreaktion auf ein neues Produkt testen möchten. Wenn der Fokus auf wenigen Produkten wie Pflegeartikeln, kompakten Rehabilitationsgeräten, Monitoring-Sensoren, Pflegesystemen oder Dienstleistungen für Einrichtungen liegt, können auch auf kleiner Fläche wirkungsvolle Geschäftsgespräche geführt werden.

Auf der Rückwand können problemorientierte Botschaften wie „Belastung durch nächtliches Monitoring reduzieren“ oder „Transferunterstützung erleichtern“ angebracht werden. Das Produkt wird im vorderen Bereich platziert, während seitlich ein Monitor eingesetzt wird. Messevideos können reale Nutzungssituationen aus Pflegeeinrichtungen selbst auf begrenzter Fläche zeigen.

Bei einem kleinen Stand können Präsentationstische oder Mitarbeiter leicht den Eingang blockieren. Daher ist es sinnvoll, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das Erfahrung mit effizienten Besucherwegen auf kleiner Fläche hat. Fotos bereits realisierter Stände helfen bei der Planung von Produkt-, Monitor- und Beratungsflächen.

2 Stände

Mit zwei Ständen lassen sich praktische Produkterlebnisse und Geschäftsgespräche leichter voneinander trennen. Besucher können Pflegeroboter, Rehabilitationsgeräte oder Monitoring-Systeme testen und anschließend in einen Bereich für Gespräche über Einführungsvoraussetzungen und Preise wechseln.

Zur Gangseite können Live-Demonstrationen und Messevideos auf großen Monitoren gezeigt werden, während die Besprechungstische weiter hinten angeordnet werden. Bei Care Food ist die Trennung von Verkostungs- und Gesprächsbereich besonders in stark frequentierten Zeiten hilfreich.

Bei einer nachgebildeten Pflegesituation wird außerdem ausreichend Platz benötigt, damit sich sowohl die Person in der Rolle des Nutzers als auch die Pflegeperson bewegen können. Ein Messebauunternehmen mit Erfahrung in Pflege- und Medizinmessen kann anhand früherer Projekte bei der Planung von Erlebnis- und Besprechungsflächen unterstützen.

4 Stände oder mehr

Mit vier oder mehr Ständen können Teile einer Pflegeeinrichtung wie Bewohnerzimmer, Badezimmer, Rehabilitationsbereich oder Speisesaal nachgebildet werden. Dieses Format eignet sich für Unternehmen, die mehrere Produkte und Dienstleistungen kombinieren und zeigen möchten, wie sie in einer gesamten Einrichtung eingesetzt werden können.

Große LED-Flächen und Digital Signage können Einführungsbeispiele und reale Nutzungsszenen zeigen, während Produkterlebnisse, Mini-Seminare und individuelle Geschäftsgespräche in getrennten Bereichen stattfinden. Bei Pflegetechnologie können Sensoren, Systeme und Roboter miteinander verbunden und als realer Arbeitsablauf präsentiert werden.

Große Stände erfordern eine integrierte Planung von Standbau, Video, Strom, Kommunikation, Demonstrationsbetrieb und Sicherheitsmanagement. Fotos früherer Projekte und Erfahrungen in der Pflege- und Medizinbranche helfen bei der Auswahl eines Unternehmens, das auch komplexe Erlebnisstände umsetzen kann.

Wichtige Faktoren für einen erfolgreichen Messestand

Besucherführung

Bei CareTEX Tokyo [Summer] durchlaufen viele Besucher einen Ablauf aus „ansehen, ausprobieren oder verkosten, vergleichen und beraten lassen“. Daher sollte der Messestand einen natürlichen Weg von „sehen, testen und sprechen“ unterstützen. Die Gangseite sollte offen gestaltet sein, damit interessierte Besucher Produkte erreichen können, ohne zunächst von Mitarbeitern angesprochen werden zu müssen.

Für Pflegeprodukte und Rehabilitationsgeräte muss ausreichend Platz zur tatsächlichen Nutzung vorhanden sein. Besucher, die auf eine Demonstration warten, sollten sich nicht mit Personen in laufenden Geschäftsgesprächen kreuzen. Idealerweise führt der Weg nach dem Produkttest natürlich in den Beratungsbereich.

Sichtbarkeit

Da Pflegeprodukte sehr unterschiedliche Anwendungen haben, reicht der Unternehmensname häufig nicht aus, um den Standinhalt zu erklären. Begriffe wie „Monitoring“, „Transferhilfe“, „Pflegedokumentation“, „Lösungen gegen Personalmangel“ oder „Care Food“ sollten an Positionen angebracht werden, die auch aus größerer Entfernung lesbar sind.

• Hoch positionierte Beschilderung mit guter Fernwirkung
• Kurze Botschaften zu den gelösten Problemen im Pflegealltag
• Großformatige Fotos realer Nutzungssituationen
• Beleuchtung zur besseren Produktwahrnehmung
• Videopräsentation über Monitore oder LED

Gerade bei technologiebasierten Dienstleistungen ist die Funktion häufig nicht allein am Produkt erkennbar. Große Monitore mit Veränderungen vor und nach der Einführung sowie realen Anwendungssituationen helfen Besuchern, das Angebot bereits vom Gang aus zu verstehen.

Demonstrationen und Produkterlebnis

Bei CareTEX Tokyo [Summer] ist die Möglichkeit, Produkte direkt auszuprobieren, ein großer Vorteil. Geh- und Mobilitätshilfen, Lifte, Rehabilitationsgeräte, Monitoring-Systeme und Pflegeroboter lassen sich besser verstehen, wenn Besucher Bedienbarkeit und Nutzen selbst erleben können.

Bei Care Food sind Verkostungen wichtig, um Geschmack, Konsistenz und Essbarkeit zu beurteilen. Bei Systemen für Einrichtungen können tatsächliche Bedienoberflächen für Pflegedokumentation, Dienstplanung oder Monitoring gezeigt werden, um Veränderungen im Arbeitsalltag nachvollziehbar zu machen.

Eine Demonstration sollte nicht beim Zeigen des Produkts enden. Wenn zusätzlich erklärt wird, „welche Arbeitsschritte sich für Mitarbeiter verändern“ und „welchen konkreten Nutzen Bewohner oder Nutzer erhalten“, lässt sich das Produkterlebnis leichter in ein konkretes Einführungsgespräch überführen.

Einsatz von Messevideos

Messevideos eignen sich besonders gut für CareTEX Tokyo [Summer], da hier sehr unterschiedliche Pflegeprodukte und Dienstleistungen nebeneinander präsentiert werden. Wenn reale Nutzungssituationen in Pflegeeinrichtungen, die Bedienung durch Mitarbeiter, Dienstleistungen für Nutzer und Veränderungen der Arbeitsabläufe vor und nach der Einführung in einem zwei- bis dreiminütigen Video zusammengefasst werden, können Besucher den praktischen Einsatz leichter nachvollziehen.

Wiederholt abgespielte Videos auf großen Monitoren oder LED-Flächen an der Gangseite fallen durch Bewegung stärker auf und können Besucher zum Anhalten bewegen. Dies ist besonders effektiv bei Pflegerobotern, Monitoring-Systemen und Dienstleistungen für Einrichtungen, deren Nutzen sich allein durch ein physisches Exponat nur schwer vermitteln lässt.

Während Mitarbeiter mit anderen Besuchern sprechen, kann ein Video die grundlegende Produkterklärung fortsetzen. Dadurch wird insbesondere in stark frequentierten Zeiten eine unzureichende Beratung teilweise ausgeglichen. Gleichzeitig sorgt die wiederholbare Präsentation dafür, dass die wichtigsten Informationen unabhängig vom jeweiligen Mitarbeiter einheitlich vermittelt werden.

Mit englischen Untertiteln oder einer englischen Tonspur lassen sich die Videos auch für internationale Besucher einsetzen. Für Unternehmen, die Pflegegeräte oder Pflegetechnologie in ausländische Märkte einführen möchten, ist die Darstellung realer Anwendungen in japanischen Pflegeeinrichtungen ein wirkungsvolles Informationsmittel für internationale Einkäufer.

Unser Messevideo-Service zeichnet am Veranstaltungsort die Produkt- und Serviceerklärungen der Unternehmensvertreter auf und bearbeitet sie zu etwa zwei- bis dreiminütigen PR-Videos. Durch Veröffentlichung am selben oder am folgenden Tag können die Inhalte auch Personen erreichen, die nicht zur Messe kommen konnten – unabhängig von Zeit, Ort oder Landesgrenzen.

Die fertigen Videos können zusätzlich auf der Unternehmenswebsite, in sozialen Netzwerken, in Vertriebs-E-Mails, Online-Gesprächen, Unterlagen für Vertriebspartner sowie in Recruiting- und Schulungsinhalten eingesetzt werden. Damit endet die einmalige Erklärung auf der Messe nicht mit der Veranstaltung, sondern bleibt als wiederverwendbarer Vertriebsinhalt erhalten.

Es wäre eine verpasste Gelegenheit, die Kommunikation mit dem Ende der Messe zu beenden. Durch die fortlaufende Veröffentlichung von Messevideos auf „Internet Exhibition.tv“, das von uns betrieben wird, können Informationen langfristig auch Pflegeeinrichtungen, Vertriebspartner und Einkäufer im In- und Ausland erreichen, die die Veranstaltung nicht besuchen konnten.

Bei Videoaufnahmen innerhalb der Messe müssen die vom Veranstalter festgelegten Regeln beachtet werden. Wenn die Bedingungen für Presse- und Videoaufnahmen vorab geprüft werden, kann ein Messebauunternehmen, das zugleich Videoproduktion anbietet, Aufnahmefläche, Monitore, Beleuchtung, LED-Inszenierung und Veröffentlichung nach der Veranstaltung integriert planen.

Maßnahmen zur Besuchergewinnung und für bessere Messeergebnisse

E-Mail-Marketing

Bestehende Kunden, Pflegeeinrichtungen mit früheren Anfragen, Hilfsmittelhändler und Vertriebspartner sollten bereits vor der Messe über die Teilnahme informiert werden. Statt lediglich mitzuteilen „Wir stellen aus“, sollte konkret erklärt werden, welche Produkte gezeigt werden, was Besucher ausprobieren können und welche Anwendungsbeispiele präsentiert werden.

Bei Einrichtungen mit hoher Einführungswahrscheinlichkeit ist es sinnvoll, Gesprächstermine bereits im Voraus festzulegen. Wird vorab ein Messevideo per E-Mail geteilt, können sich potenzielle Kunden bereits über das Produkt informieren, sodass Gespräche auf der Messe direkt mit konkreten Themen wie Preis, Einführungszeitraum und Anforderungen der Einrichtung beginnen können.

Nutzung von Social Media

LinkedIn und X eignen sich für Informationen zur Messeteilnahme, neue Produkte, Beispiele für die Lösung von Pflegeproblemen und Demonstrationszeiten. Instagram bietet sich besonders für visuelle Inhalte wie Anwendungsszenen oder den Aufbau des Messestands an.

Kurze Videos, die bereits vor der Messe zeigen, „welche Pflegeaufgabe durch das Produkt unterstützt wird“, sind ebenfalls wirkungsvoll. Nach der Veranstaltung können Messevideos erneut über soziale Netzwerke verbreitet werden, um auch Fachleute zu erreichen, die nicht vor Ort waren, und die Messekommunikation in langfristige Vertriebsarbeit zu überführen.

Einladungen und Direct Mail

Für Einrichtungsleiter, Einkaufsverantwortliche und andere besonders wichtige Zielpersonen können gedruckte Einladungen und digitale Direct Mails gezielt eingesetzt werden. Gedruckte Materialien sollten Produktabbildungen und Einführungsnutzen knapp vermitteln. Über QR-Codes können Empfänger zu Produktvideos oder einer Messe-Landingpage mit weiteren Informationen geleitet werden.

Statt alle Empfänger mit derselben Botschaft anzusprechen, sollte der Inhalt an typische Probleme der jeweiligen Einrichtung angepasst werden, etwa „Monitoring effizienter gestalten“, „Personalmangel bewältigen“ oder „Care Food verbessern“. Dadurch lässt sich ein konkreterer Besuchsanlass schaffen.

Nutzung einer Messe-Landingpage

Eine spezielle Messe-Landingpage sollte die ausgestellten Produkte, Zielgruppen, lösbare Probleme, Anwendungsbeispiele, Möglichkeiten zum Produkttest am Stand und ein Formular zur Terminvereinbarung enthalten. Werden mehrere Produkte gezeigt, ist eine Gliederung nach Bereichen wie Pflegeprodukte, Technologie, Einrichtungsbetrieb und Verpflegung besonders übersichtlich.

Ein zwei- bis dreiminütiges Messevideo auf der Landingpage kann Nutzung und Nutzen des Produkts bereits vor dem Messebesuch verständlich machen. Nach Veranstaltungsende sollte die Seite nicht gelöscht werden. Durch Ergänzung um am Stand aufgenommene Videos und Materialien kann sie weiterhin für Anfragen und Geschäftsgespräche genutzt werden.

Unternehmen für Standbau und Unterstützung beim Messebetrieb

Bei CareTEX Tokyo [Summer] unterscheidet sich die geeignete Präsentationsform je nachdem, ob Pflegeprodukte, Pflegegeräte, Technologie, Dienstleistungen für Einrichtungen oder Care Food ausgestellt werden. Beim Standbau reicht es daher nicht aus, Produkte lediglich zu platzieren. Berücksichtigt werden müssen auch reale Nutzungssituationen, Besucherwege, Produkttests, Sicherheit und gegebenenfalls Verkostungsabläufe.

Besonders Pflegeroboter und Monitoring-Systeme lassen sich in Kombination mit Messevideos, Monitoren und LED-Präsentationen verständlicher erklären, da der Nutzen der Einführung häufig nicht direkt am Produkt sichtbar ist. Ein Anbieter, der neben dem Standbau auch Messevideos, Monitorbetrieb, LED-Inszenierung, internationale Betreuung und Unterstützung während der Veranstaltung übernehmen kann, erleichtert eine zentrale Vorbereitung.

Darüber hinaus können Produkterklärungen von der Messe als Video gespeichert und anschließend über „Internet Exhibition.tv“ weiterverbreitet werden. So lässt sich eine nur wenige Tage dauernde Messe in langfristige Vertriebs- und PR-Aktivitäten überführen. Auch Fachleute aus Einrichtungen sowie Einkäufer im In- und Ausland, die nicht zur Veranstaltung kommen konnten, können dadurch weiterhin erreicht werden. Deshalb sollte Video bereits in die Planung der Messeteilnahme einbezogen werden.

Bei der Auswahl eines Messebauunternehmens empfiehlt es sich, Fotos von Projekten aus Pflege-, Medizin- und Sozialfachmessen, Erfahrungen mit interaktiven Ständen, Monitor- und LED-Installationen, Messevideo-Produktion sowie Unterstützung beim Veranstaltungsbetrieb zu prüfen. So lässt sich ein Anbieter auswählen, der zum jeweiligen Ausstellungskonzept passt.

Bitte sehen Sie sich unten die Seite des Messebauunternehmens an.